Proposta de IA · Grupo Cubique
Proposta de IA para mobiliário e projetos de escritório
A Cubispaces não precisa de IA para substituir a sua equipa. Precisa de IA para acabar com os orçamentos feitos à mão em Excel, tratar a papelada administrativa sozinha, manter os clientes a receber emails certos no momento certo — e libertar a equipa para fechar mais obras.
Pensado para uma PME portuguesa de mobiliário e projetos chave-na-mão: prático, em conformidade com o RGPD, e mensurável desde o primeiro piloto.
O que verificámos
A Cubispaces é a divisão de mobiliário, soluções acústicas e projetos de escritório chave-na-mão do Grupo Cubique (Batalha, Leiria), ativo desde 2002 e distinguido como PME Líder. O produto é visual, à medida e de valor elevado — mas hoje vende-se pelo canal menos digital que existe: orçamentos em Excel, documentos tratados à mão e contacto por email, sem catálogo online nem resposta imediata.
2002
Grupo Cubique no mercado desde 2002, com distinção PME Líder
Chave-na-mão
Conceção, mobiliário, divisórias, acústica e carpintaria num só fornecedor
3 dores claras
Orçamentos em Excel, documentos administrativos e emails a clientes
Porquê agora
As grandes referências do setor — IKEA, MillerKnoll, Steelcase — já tornaram o desenho de espaços com IA parte da experiência do cliente. Ao mesmo tempo, ferramentas acessíveis permitem a uma PME ter a mesma capacidade sem construir nada de raiz. A vantagem não é ter um robô vistoso. É juntar velocidade a confiança humana.
A IKEA lançou o Kreativ (foto do espaço → ambiente 3D mobilável) e a MillerKnoll usa IA para planear escritórios com orçamento e área em tempo real. O cliente já espera ver o espaço antes de decidir.
IKEA / IngkaFerramentas de orçamentação com IA produzem mapas de quantidades completos em minutos em vez de dias, e os sistemas CPQ reduzem erros e atrasos de orçamento em cerca de 36%. Para quem faz projetos à medida, é o maior ganho operacional.
Markovate (estudo CPQ)Responder a um pedido nos primeiros 5 minutos torna a conversão até 21 vezes mais provável. Em Portugal, o WhatsApp é o canal dominante — um assistente que responde 24/7 capta os pedidos que hoje se perdem fora de horas.
respond.io / estudos de speed-to-leadAs oportunidades
Os três primeiros atacam diretamente as dores que a Cubispaces identificou. Os três seguintes são alavancas de crescimento que transformam a forma como a empresa atrai e fecha clientes. Cada projeto pode arrancar isolado, com um piloto de baixo risco.
01
Acaba com os orçamentos feitos à mão em Excel. A partir de uma planta, de uma lista ou de uma conversa, a IA gera o mapa de quantidades e uma proposta orçamentada em minutos.
Imagine um colaborador que conhece de cor todos os artigos, preços e margens da Cubispaces, que nunca se engana a copiar um valor e que prepara um orçamento completo enquanto vai buscar um café. O comercial revê, ajusta e envia — em vez de construir tudo de raiz numa folha de Excel.
O cliente pede um escritório para 20 postos com 2 salas de reunião e divisórias. Em vez de horas a montar uma folha de Excel artigo a artigo, a equipa indica o tipo de espaço e o número de postos (ou carrega a planta), e o sistema devolve um mapa de quantidades com mobiliário, divisórias, acústica e montagem, já com preços do catálogo Cubispaces e uma proposta pronta a rever.
Recebe pedido, lista ou planta do espaço
IA identifica postos, salas e necessidades
Gera mapa de quantidades com preços do catálogo
Monta proposta com texto e condições
Comercial revê, ajusta e envia
Estimativa de impacto
Ajuste os volumes ao dia-a-dia da Cubispaces. A estimativa compara o tempo manual atual com o tempo assistido por IA, nas três dores principais. São valores indicativos para conversa, não uma garantia.
99h
Horas recuperadas por mês
1188h
Horas recuperadas por ano
Horas que a equipa deixa de gastar em trabalho repetitivo e passa a dedicar a fechar obras, visitar clientes e cuidar dos projetos. Cada hora recuperada é capacidade comercial sem contratar mais ninguém.
Como construímos
A Capitao.Consulting não se limita a ligar ferramentas prontas. A engenharia de IA é o nosso método: desenhamos, construímos e mantemos sistemas à medida da Cubispaces, integrados com o que já usa, seguros e prontos para o dia-a-dia. O resultado não é um teste vistoso — é software a funcionar todos os dias.
Construímos cada solução à volta do trabalho real da Cubispaces — o catálogo, os orçamentos, os documentos — e não ao contrário. Modelos certos para cada tarefa, testados e afinados até serem fiáveis.
Ligamos a IA ao que a Cubispaces já usa — catálogo, faturação, email — em vez de criar mais uma ilha de dados. Tudo conversa entre si, sem trabalho duplicado.
Construído na Europa, com os dados sob controlo da Cubispaces e a decisão final sempre na equipa. A IA prepara e acelera; as pessoas aprovam.
Não entregamos e desaparecemos. Monitorizamos, mantemos e melhoramos os sistemas enquanto estão a trabalhar, para que continuem a dar resultado mês após mês.
Plano de arranque
Não vendemos um slide. Entregamos software a funcionar, em ciclos curtos, começando pelo que dói mais. Cada fase tem um resultado concreto que a Cubispaces pode usar e medir.
Acompanhamos como a equipa orçamenta, trata documentos e comunica com clientes. Mapeamos o catálogo, os preços e o que existe hoje em sistemas.
Plano com prioridades e ganhos esperados por projeto.
Pomos o Motor de Orçamentos a funcionar para um tipo de espaço, com o catálogo real. A equipa começa a orçamentar em minutos.
Primeiros orçamentos gerados por IA, revistos e enviados pela equipa.
Automatizamos a leitura de faturas e o follow-up de orçamentos. A papelada deixa de pesar e nenhum cliente fica sem seguimento.
Documentos lidos automaticamente e follow-up a funcionar todos os dias.
Ativamos o visualizador de espaços, o assistente 24/7 e o radar de concursos, conforme as prioridades, com operação e melhoria contínua.
Captação de pedidos qualificados e novos canais de venda a operar.
O próximo passo
A proposta é simples: escolher uma das três dores — começando pelos orçamentos em Excel — e pô-la a funcionar com IA em poucas semanas. Sem grandes compromissos iniciais, com a equipa sempre no controlo das decisões e com tudo construído na Europa, em conformidade com o RGPD.
Primeiro piloto focado e de baixo risco, com resultado mensurável
A equipa aprova sempre; a IA prepara e acelera, não decide sozinha
Construído na Europa, em conformidade com o RGPD
Engenharia de IA à medida, integrada com o que a Cubispaces já usa